買掛金システムの設定方法

買掛金システムは、組織的な方法でビジネスの請求書を支払います。このシステムの目標は、タイムリーに支払いを行い、正しい金額を正しいサプライヤーに支払うことです。次の手順を使用して、このようなシステムをセットアップできます。

  1. ソフトウェアを選択します。買掛金モジュールを含む既製の会計ソフトウェアパッケージを購入します。各サプライヤの標準的な支払い情報を設定する機能、重複する請求書を見つける機能、早期支払い割引を利用する機能、電子支払いを行う機能などの標準機能を探してください。

  2. サプライヤーを設定します。ソフトウェアのベンダーマスターファイルに、各サプライヤに適用される名前、住所、支払条件、およびデフォルトの総勘定元帳経費勘定を入力します。

  3. 請求書を入力します。各請求書を買掛金システムに入力します。これには、請求日(受領日ではない)と支払額の入力が含まれます。

  4. 請求書を承認します。マネージャーが各サプライヤーの請求書を到着時に個別に承認するか、否定的な承認を使用するシステムを作成します。この場合、マネージャーは支払いを承認しない場合にのみ買掛金スタッフに通知する必要があります。承認のステータスを追跡するために、ワークフロー管理システムをシステムに統合することができます。

  5. 支払いをスケジュールします。テスト実行を実行して、支払い期限のあるすべての請求書のリストをソフトウェアから印刷し、選択した日付範囲内に支払う必要のあるすべての請求書がレポートに含まれていることを確認します。

  6. チェックランをテストします。承認されたすべての支払いをソフトウェアでチェックし、小切手のバッチを印刷してこれらの請求書の支払いを行います。システムが選択された小切手のみを支払っていることを確認してください。

  7. 署名チェック。ある人をプライマリチェック署名者に指定し、別の人をバックアップチェック署名者に指定します。各小切手に添付されているバックアップ文書を調べる際の義務をこれらの人々に知らせてください。

上記の手順では、買掛金システムを介して買掛金を処理する方法に関連する基本的なアクションについて説明します。次の追加アイテムを組み込むことができます。

  • スリーウェイマッチング。買掛金担当者がサプライヤーの請求書を会社の関連する発注書および受領書類と照合する必要がある場合があります。このマッチングは、ビジネスが適切に承認され、受け取ったアイテムに対してのみ支払うことを保証するために必要になる場合があります。

  • 経費報告書。従業員が購入したアイテムの領収書が添付された経費報告書を提出する必要があるシステムを設定します。このシステムには、どの費用が払い戻されるかを管理する一連の旅行ポリシーが含まれる場合があります。

  • 調達カード。会社に代わってカードを使って購入する権限を与えられた従業員に調達カードを発行するシステムを構築します。カードの明細書に誤りがないか確認し、完全に確認された明細書を支払い処理のために買掛金スタッフに提出する手順を含めます。

また、過剰な支払いが行われるリスクを軽減するために、買掛金システムにコントロールの選択を追加する必要がある場合もあります。