売掛金管理

売掛金の管理は、実際には顧客の請求書の最初の作成から始まります。これは、この重要な資産を包括的に管理する前に、売掛金の作成中にいくつかの問題を最小限に抑える必要があるためです。次に、管理は売掛金の適切な保守と、顧客からの支払いまたはクレジットメモの生成によるそれらの排除に及びます。考慮すべき重要なコントロールは次のとおりです。

  • 出荷前にクレジットの承認が必要です。信用格付けの悪い顧客に注文が発送されると、売掛金の回収に問題が発生します。したがって、特定の金額を超えるすべての販売注文について、クレジット部門の署名付き承認が必要です。
  • 契約条件を確認します。異常な支払い条件がある場合は、請求書を作成する前にそれらを確認してください。それ以外の場合、売掛金には、顧客が支払いを拒否する請求書が含まれます。
  • 校正請求書。高額の請求書にエラーが含まれている場合、修正された請求書を送信するまで、顧客は支払いを保留することがあります。この問題を軽減するために、より大きな請求書の校正を要求することを検討してください。
  • クレジットメモを承認します。入ってくる顧客の支払いにアクセスできる人々は、入ってくる現金を傍受して、自分の足跡をカバーするためにクレジットメモを作成することができます。この問題を防止するための1つのステップは、クレジットメモについてマネージャーの正式な承認を要求することです。クレジットメモは、後日、内部監査スタッフによって検証されます。この制御を極端に行わず、非常に小さなクレジットメモの承認を要求しないでください。経理スタッフが承認なしで小さなクレジットメモを作成できるようにしてください。
  • 課金ソフトウェアへのアクセスを制限します。ちょうど述べたように、誰かが顧客からの入金を傍受し、クレジットメモで盗難を隠す​​可能性があります。クレジットメモの不正な生成を防ぐために、課金ソフトウェアへのアクセスをパスワードで保護する必要があります。
  • 職務を分離する。今述べたように、誰も顧客の入金を処理してクレジットメモを作成することはできません。さもないと、お金を受け取ってクレジットメモでトラックをカバーすることができなくなります。したがって、これらのタスクを別の人に割り当てます。
  • 売掛金仕訳を確認します。売掛金取引は、ほとんどの場合、独自の会計エントリを生成する会計ソフトウェアの販売ジャーナルを通過します。したがって、売掛金勘定に手動の仕訳入力が存在することはほとんどありません。これらのエントリを注意深く調査する必要があります。
  • 請求書パケットを監査します。請求書が完成したら、販売注文、与信承認、船荷証券、および請求書のコピーを含むパケットがファイルに保存されます。内部監査スタッフは、これらのパケットの選択を確認して、請求担当者がすべてのサポート書類を適切に確認し、請求書を正しく生成したことを確認する必要があります。
  • 請求と配送ログを照合します。アイテムが対応する請求書なしで出荷されるか、またはその逆の可能性があります。これらの状況を検出するには、内部監査スタッフに請求と出荷ログを比較してもらい、違いがあれば調査します。
  • 現金領収書の適用を監査します。経理担当者は、現金領収書を開いた請求書に誤って適用する可能性があり、おそらく正しい顧客のアカウントに適用することさえありません。内部監査スタッフに定期的に現金領収書の選択を顧客の請求書まで追跡させて、適切な現金申請を確認します。

これらの項目は、基本的な売掛金管理を構成します。特殊な売掛金システムを使用している会社は、追加の管理を実装する必要がある場合や、ここにリストされている項目の一部を必要としない場合があります。