在庫を調整する方法

在庫を調整するには、会社のレコードの在庫数を倉庫の棚の実際の金額と比較し、2つの金額に違いがある理由を突き止め、この分析を反映するようにレコードを調整します。在庫調整は、倉庫スタッフが在庫レコードの精度を継続的に更新するために使用するため、循環棚卸の重要な部分です。交換品がタイムリーに注文され、在庫が適切に評価され、必要に応じて部品が販売または生産できるようにするには、在庫記録の精度が必要です。在庫の調整は、実際の在庫量と記録された在庫量が年末に同じになるようにするためにも必要です。これにより、在庫の監査時に問題が発生しなくなります。

在庫の調整は、物理的な数に一致するように帳簿の残高を調整するほど簡単ではありません。このような調整では修正できない2つの数値の違いがある理由は他にもあるかもしれません。特に、次の手順のいずれかまたはすべてに従うことを検討する必要があります。

  • 在庫を再カウントします。誰かが在庫を誤ってカウントした可能性があります。もしそうなら、別の人にもう一度カウントしてもらいます(最初のカウンターが同じカウントミスを2回繰り返す可能性があるため)。さらに、物理的な数が帳簿の残高よりも大幅に少ないように見える場合は、2番目の場所に在庫が多い可能性があります。そのため、2番目のキャッシュを探してください。再カウントが差異の最も可能性の高い理由であるため、最初にこのステップを検討してください。

  • 測定単位を一致させます。カウントと帳簿のバランスに使用される測定単位は同じですか? 1つは個々の単位(「eaches」と呼ばれます)である場合があり、もう1つは数十、ボックス、ポンド、またはキログラムである場合があります。すでに再カウントを実行していて、それでも桁違いの違いがある場合は、測定単位が問題である可能性があります。

  • 部品番号を確認してください。棚にある商品の部品番号を読み間違えたり、部品番号がまったくないためにその識別を推測している可能性があります。その場合は、経験豊富な倉庫スタッフからセカンドオピニオンを取得するか、アイテムをアイテムマスターレコードの説明と比較してください。別のオプションは、反対方向にユニット数の差異がある他のアイテムを探すことです-それはあなたが探している部品番号である可能性があります。

  • 不足している書類を探します。これは、在庫調整の問題の大きな原因です。トランザクションが発生したため、在庫レコードのユニット数が正しくない可能性がありますが、まだ誰もログに記録していません。これはサイクルカウンターにとって大きな問題であり、在庫記録を調整することに抵抗を感じる前に、この種の未入力の事務処理を探し回らなければならない場合があります。この問題の他の例としては、まだ入力されていない入庫(在庫レコードが低すぎる)や、倉庫から生産エリアへの入力されていない(在庫レコードが高すぎる)発行があります。

  • スクラップを調べます。スクラップは会社のどこでも(特に生産)発生する可能性があり、スタッフは在庫記録の適切な記録を見落としがちです。在庫レコードが常に物理的な数よりもわずかに多いという適度な差異が見られる場合は、これが原因である可能性があります。

  • 考えられる顧客の所有権を調査します。会計記録に在庫品目の記録がまったくない場合は、会社が所有していない、つまり顧客が所有しているという正当な理由がある可能性があります。これは、会社が顧客向けに製品を改造または強化する場合に特に一般的です。

  • 可能なサプライヤーの所有権を調査します。最後のアイテムをフォローアップするために、サプライヤから委託されているためにサプライヤが所有しているアイテムの在庫がある可能性もあります。これは小売環境で最も一般的であり、他の場所ではほとんどありません。

  • バックフラッシュレコードを調査します。会社がバックフラッシュを使用して在庫レコードを変更する場合(生産された完成品の数に基づいて在庫を軽減する場合)、部品表と完成品の生産数の両方が良好な状態であるか、調整プロセスが面倒になります。 。製造記録の保持が優れていない限り、バックフラッシュはお勧めしません。

  • 差異を受け入れます。すべての形式の調査が失敗した場合、実際の数に一致するように在庫レコードを変更する以外に選択肢はありません。不一致を説明する他のエラーが最終的に見つかる可能性がありますが、現時点では差異を残すことはできません。疑わしい場合は、物理的な数が正しいです。

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