購入元帳

購入元帳は、購入が記録される補助元帳です。購入元帳は、経理部門のデータベースの一部です。購買部門によって保守されていません。元帳は、企業がサプライヤに費やした金額の記録を1つの場所に分離するのに役立ちます。購入元帳には、支払われた購入と未払いの購入が表示されます。購入元帳に入力される一般的なトランザクションでは、買掛金が記録され、後日、買掛金を削除する支払いトランザクションが続きます。したがって、元帳にはいつでも未払いの買掛金残高がある可能性があります。

購入量が比較的少ない場合は、購入元帳は必要ありません。代わりに、この情報は総勘定元帳に直接記録されます。

購入元帳の手動記録を維持する場合、表示されたよりもかなり多くの情報が含まれている可能性があります。手動で作成された購入元帳のデータフィールドには、トランザクションごとに次の情報が含まれる場合があります。

  • 購入日

  • サプライヤーコード(または名前)

  • サプライヤーの請求書番号

  • 注文書番号(使用する場合)

  • 購入したアイテムの識別コード(アイテムのマスターコードまたはサプライヤーの参照番号である可能性があります)

  • 払込金額

  • 消費税の支払い

  • 支払いフラグ(支払い済みかどうかを示します)

購入元帳に記録される主要なドキュメントは、サプライヤの請求書です。また、サプライヤが返品や輸送中に破損したアイテムなどのクレジットをビジネスに付与する場合は、サプライヤが発行したクレジットメモも購入元帳に記録します。数量割引のためにクレジットメモを発行することもできますが、このクレジットは合計で複数の購入に適用される可能性があるため、個々の購入トランザクションまでさかのぼることはできません。

購入元帳の情報は定期的に集計され、総勘定元帳の勘定科目(管理勘定)に転記されます。購入元帳管理勘定は、通常購入元帳に保存されている大量の情報で総勘定元帳が乱雑にならないようにするために使用されます。転記直後、統制勘定の残高は購入元帳の残高と一致する必要があります。詳細なトランザクションはコントロールアカウントに保存されないため、購入トランザクションを調査したい人は、コントロールアカウントから購入元帳にドリルダウンしてそれらを見つける必要があります。

会計期間の終了時に帳簿を閉じて財務諸表を生成する前に、購入元帳のすべてのエントリを完了し、その期間の元帳を閉じて、購入元帳から総勘定元帳に合計を転記する必要があります。

同類項

購入元帳は、購入補助元帳または購入サブアカウントとも呼ばれます。