ソースドキュメント

ソースドキュメントは、ビジネストランザクションが記録される物理的な基盤です。ソースドキュメントは通常、監査人が後で会社の財務諸表を確認するときに証拠として使用するために保持され、トランザクションが実際に発生したことを確認する必要があります。通常、次の情報が含まれています。

  • 商取引の説明

  • 取引日

  • 特定の金額

  • 承認署名

多くのソースドキュメントには、承認を示すため、または現在の日付や原取引の記録に使用するアカウントを書き留めるためのスタンプも付けられています。

ソースドキュメントは紙のドキュメントである必要はありません。また、スマートフォンを介して会社の計時システムに入力された、従業員の労働時間の電子記録などの電子的なものにすることもできます。

ソースドキュメントの例、および財務記録に表示される関連するビジネストランザクションは次のとおりです。

  • 銀行取引明細書。これには、会社の手元現金残高に対するいくつかの調整が含まれており、会社の記録を銀行の記録と一致させるために参照する必要があります。

  • レジテープ。これは、現金販売の証拠として使用でき、販売取引の記録をサポートします。

  • クレジットカードの領収書。これは、小口現金からの資金の支払いの証拠として使用できます。

  • ロックボックスチェック画像。これらの画像は、顧客からの現金領収書の記録をサポートしています。

  • 梱包票。これは、顧客に出荷されたアイテムを説明するため、販売トランザクションの記録をサポートします。

  • 受注。このドキュメントは、船荷証券および/または梱包リストと組み合わせて、顧客に請求するために使用できます。これにより、販売トランザクションが生成されます。

  • サプライヤーの請求書。これは、サプライヤーへの現金、小切手、または電子決済の発行をサポートするソースドキュメントです。仕入先請求書は、経費、在庫品目、または固定資産の記録もサポートします。

  • タイムカード。これは、従業員への給与または電子支払いの発行をサポートします。従業員の時間が顧客に請求されている場合は、顧客の請求書の作成もサポートします。

たとえば、ある会社がコンサルティング事業を行っています。従業員のタイムシートから労働時間情報を蓄積し、それを顧客の請求書に含めて、販売および売掛金取引を作成します。したがって、この状況では、タイムシートは販売トランザクションのソースドキュメントです。

ソースドキュメントが会計システムに適切に記録されないリスクを軽減するために使用できる、いくつかの可能な制御があります。より一般的なコントロールの1つは、ドキュメントに事前に番号を付けることです。これにより、不足しているドキュメントを簡単に追跡できます。もう1つの制御は、アカウントの残高をサポートするソースドキュメントに調整して、一部のドキュメントが記録されていないかどうか、またはアカウントに記録されている一部のトランザクションにサポートソースドキュメントがないように見えるかどうかを確認することです。

さまざまな規制により、一部のソースドキュメントを数年間保持することが義務付けられています。訴訟の際に証拠を提供するため、またはより良い顧客サービスを提供するためだけであれば、規制に関係なくこれらの文書を保持することも賢明かもしれません。これらの理由から、企業は、一定の年数が経過するまで、シュレッダーまたは他の形式のソースドキュメントの削除を厳密に制御するドキュメント破棄ポリシーを採用する必要があります。