小口現金システム

小口現金システムは、企業が事務用品やサービスなどのさまざまな雑多なニーズに現金を分配するために使用する一連のポリシー、手順、制御、およびフォームです。小口現金システムを設定する基本的なプロセスは次のとおりです。

  1. 場所。小口現金資金を設置する場所を決定します。会社全体に1つ、または建物や部門ごとに1つある場合があります。

  2. 資金調達。各場所での小口現金資金のサイズを決定します。これは通常、100ドルから500ドルの範囲です。小口現金の盗難のリスクが高いことを考えると、小さなものはより頻繁に補充しなければならない場合でも、一般的には過度に大きな小口現金資金を作成しない方が良いです。

  3. カストディアン。小口現金カストディアンを任命します。これらは通常、ほとんどの日現場にいて、必要な量の記録を高い精度で維持するのに十分な事務スキルを持っている管理スタッフです。

  4. ボックス。小口現金引換券の供給を含め、施錠された小口現金ボックスまたは施錠された机の引き出しを設置します。ボックスまたは引き出しに不適切にアクセスした場合に鳴るアラームを作成する必要がある場合があります。

  5. バウチャー。事務用品店から小口現金引換券のセットを購入します。カスタムフォームを作成する必要はありません。

  6. ささいなキャッシュボックスに資金を提供します。指定された金額の現金を各小口現金ボックスにシフトし、総勘定元帳に別の小口現金口座への現金の移動として記録します。

  7. トレーニング。小口現金の要求を評価する方法、現金支払いと引き換えにバウチャーに記入する方法、および現金レベルが低いときに交換用現金を要求するタイミングについて、小口現金カストディアンをトレーニングします。

  8. 和解。経理担当者が各小口現金ボックスの現金と領収書の金額を定期的に調べて、合計がボックスに設定された元の資金額と一致するかどうかを確認し、差異を調整する手順を制定します。

  9. 補充と記録。小口現金カストディアンの要求に応じて、レジ係が各小口現金ボックスに現金を補充する手順を制定します。これには、総勘定元帳のすべての支出を要約して記録することも含まれます。

小口現金システムは、小口現金が盗まれるリスク、不適切な返済要求に対して付与されるリスク、または小口現金支出が不適切に記録されるリスクを軽減するために、十分な数の管理を組み込む必要があります。発生した制御の問題を定期的に確認して、損失のリスクを減らすために制御システムを調整する必要があるかどうかを確認する必要があります。

小口現金システムは、多くの企業で、企業が管理するクレジットカードである調達カードに置き換えられています。調達カードには、会社の敷地からすぐにアクセスできる現金を取り除くという唯一の利点があります。もう1つの方法は、従業員に自分の資金で商品を購入させてから、経費報告書を従業員に払い戻すことです。後者のオプションを使用する場合は、従業員が経費報告書を頻繁に提出するように促し、会社の経費に長期間資金を提供しないようにします。これは、提出された経費報告書を可能な限り迅速に処理する必要があることも意味します。