給与計算手順

給与計算の処理は、いくつかの場所でエラーを生成する可能性があり、これには、いくつかの制御も組み込んだ詳細なプロセスフローが必要です。この手順を使用して、給与が繰り返し処理されるようにすることができます。実際のプロセスフローは、手動、コンピューター化、または外部委託の給与処理ソリューションの使用に関連する違いがある可能性があるため、以下に示す手順とは多少異なる場合があります。責任と基本的な管理を含む、手順の最も可能性の高いバージョンは次のとおりです。

  1. 従業員マスターファイルを更新します。給与担当者は、源泉徴収の免除や賃金率の変更など、給与の処理に影響を与える従業員情報の変更の通知を受け取ります。これらの変更を使用して、給与計算ソフトウェアの従業員マスターファイルを更新します。

  2. 支払い期間を設定します。給与計算モジュールが正しい給与期間に設定されていることを確認します。

  3. 働い時間を入力してください。給与システムに各従業員が働いた通常および残業時間の量を入力します。会社が手動で給与を計算する場合、このステップと次のステップは必要ありません。会社がコンピュータ化されたタイムレコーダーを使用して計時情報を収集する場合、その情報は給与計算ソフトウェアに直接移植される可能性があります。

  4. 手動支払いを入力します。給与計算システムにまだ記録されていない手動給与の金額を入力します。これらは、前の期間からの支払い調整、または最初の雇用または従業員の解雇に関連する支払いである可能性があります。

  5. 解雇手当を計算します。未使用の休暇時間や退職金など、会社を辞めた従業員に支払うべき金額を手動で計算します。強制解雇には通常の給与処理期間外のほぼ即時の支払いが必要なため、これには通常、自発的に会社を辞めた従業員のみが関与します。

  6. 控除を変更します。医療保険、装飾品、慈善寄付など、従業員の給与からの標準控除の変更を入力します。

  7. 賃金を計算します。ソフトウェアにその期間のすべての支払い計算を処理させます。会社が手動で給与を計算する場合は、連邦政府と州政府が提供する税率表を使用して、適切な源泉徴収額を決定します。

  8. レポートを確認します。給与計算が外部委託されているか、給与ソフトウェアを使用している場合は、次のレポートを印刷して、基になるトランザクションにエラーがないか確認してください。これらの問題が修正されるまで、給与を再度処理します。

    • 負の控除レポート(データ入力エラーまたは詐欺を示している可能性があります)

    • 負の税レポート(データ入力エラーまたは詐欺を示している可能性があります)

    • 予備給与台帳(エラーを見つけるために使用される重要な文書)

    • 支払われた賃金のソートされたリスト(過度に高いまたは低い賃金額に焦点を合わせて、潜在的に不正確な労働時間または賃金率を特定します)

    • 部門別の給与経費の傾向線(賃金が間違った部門に請求されていることを示している可能性があります)

  9. 支払いを発行します。レポートの分析でそれ以上のエラーがないことが示されたら、従業員への支払いを処理します。

  10. 問題管理レポート(オプション)。完了したばかりの給与に関連する給与レポートを経営陣に発行します。このようなレポートの例としては、従業員による残業の傾向線や部門別の報酬費用の傾向線があります。

  11. データをバックアップします。給与計算が完了したら、それに関連するデータをバックアップします。給与処理が外部委託されている場合、これはサプライヤによって処理されます。社内ソフトウェアを使用している場合は、データをアーカイブします。手動システムを使用する場合は、給与台帳をロックされたストレージに保管してください。

  12. 期間をロックダウンします。不正な変更を防ぐために、完了したばかりの期間の給与モジュールの給与期間をロックダウンします。これは基本的にステップ2と同じです。支払い期間を固定することにより、次の支払い期間に移行します。

  13. 預金税。給与税を預けて、政府への伝達を確認します。会社が給与処理を外部委託している場合、このステップはサプライヤーによって処理されます。

  14. タイムカードを保存します。給与部門の近くでタイムカードを提出してください。従業員が給与について質問する可能性は十分にあります。その場合、最新のタイムカードに簡単にアクセスして確認できるようにする必要があります。1〜2か月後、タイムカードを長期保管に移行できます。

  15. エラーを調査します。給与処理の問題がある場合は、従業員がそれらを見つけるので安心してください!発生したすべてのトランザクションエラーを調査し、継続的な発生を軽減するために変更を開始します。これには、手順の変更または新しい管理の強制が含まれる場合があります。