ソースドキュメントの定義

ソースドキュメントは、ビジネストランザクションの詳細を含む元のドキュメントです。ソースドキュメントには、関係者の名前、支払額(ある場合)、日付、取引の内容など、取引に関する重要な情報が含まれています。ソースドキュメントは、会計システムで区別できるように、一意の番号で識別されることがよくあります。ドキュメントの事前番号付けは、企業が不足しているドキュメントがあるかどうかを調査できるため、特に便利です。

ソースドキュメントの情報が会計システムに記録されると、簡単にアクセスできるようにソースドキュメントにインデックスが付けられ、アーカイブされます。過去1年以内に生成されたドキュメントは通常、オンサイトで保存され、古いドキュメントはより安価なオフサイトのストレージ施設に保存されます。

ソースドキュメントは、記録されたトランザクションが実際に発生した証拠としてそれらを使用する監査人にとって重要です。ソースドキュメントは、通常、支払いに関して、ビジネスパートナーと取引する際の証拠として企業によっても使用されます。ソースドキュメントの例は次のとおりです。

  • チェックをキャンセルしました

  • クレジットメモ

  • 預金伝票

  • 経費報告書

  • 請求書

  • 資材請求書

  • 注文書

  • タイムカード

  • 領収書

証拠となる目的で、ソースドキュメントの電子画像は一般的に受け入れられますが、場合によっては紙ベースのドキュメントが必要になることもあります。

通常、ソースドキュメントを数年間保持する必要があります。内国歳入庁は、給与に関連するいくつかの種類のドキュメントの保持間隔を義務付けています。文書の保存期間について質問がある場合は、知識のある弁護士に相談してください。