職務の分離

職務の分離とは、プロセスのさまざまなステップをさまざまな人に割り当てることです。そうすることの背後にある意図は、誰かがプロセスを過度に制御することによって盗難やその他の不正行為に従事する可能性のある事例を排除することです。本質的に、プロセス内の次の3つの一般的な機能は、異なる人々の間で分割する必要があります。

  • 資産の物理的保管

  • 資産の記録保持

  • 資産を取得または処分する許可

職務の分離のいくつかの例を次に示します。

  • 倉庫内のサプライヤーから商品を受け取る人は、それらの商品のサプライヤーに支払うための小切手に署名することはできません。

  • 在庫記録を管理する人は、在庫を物理的に所有していません。

  • 固定資産を第三者に売却する者は、売却を記録したり、第三者からの支払いを管理したりすることはできません。

職務の分離は、制御システムの重要な要素です。監査人は、企業の内部統制システムの分析の一環として職務分離を探し、分離の失敗があった場合はシステムの判断を格下げします。人種差別の失敗があった場合、監査人は不正のリスクが拡大していると想定し、それに応じて手順を調整します。

職務の分離は、タスクを別の人に効果的に移すには人が少なすぎる小規模な組織では達成するのがより困難です。分離に関するもう1つの問題は、あまりにも多くの人の間でタスクをシフトすると、プロセスフローの効率が低下することです。より高いレベルの効率が必要な場合、職務の分離が削減されているため、通常のトレードオフは制御が弱くなります。

職務の分離は、職務の分離としても知られています。