収集手順

収集スタッフは、膨大な数の期限切れの請求書を処理する場合があります。その場合、コレクションマネージャーは、支払いの問題を解決するために標準化された方法で顧客に対応するための手順を必要とします。詳細な収集手順は以下のとおりです。ここに記載されているプロセスフローは、一般的に顧客とのやり取りの段階を表しています。これらの手順は、各請求書の支払い状況に応じて、シャッフル、補足、または削除される場合があります。手順は次のとおりです。

  1. 期限切れの請求書を割り当てます(オプション)。請求書の支払いが遅れた場合は、回収活動のために回収担当者に割り当てます。

  2. 許可された控除を確認します(オプション)。顧客は、会社のマーケティング計画に基づく控除請求の詳細を記載したフォームを提出できます。その場合は、マーケティングマネージャーに請求を確認し、顧客が行った控除と照合します。控除額が許可された控除額までたどることができる場合は、控除額を相殺するためにクレジットメモ承認フォームを送信してください。

  3. 督促状を発行します。会計ソフトウェアを使用して、一定の間隔で督促状を印刷し、それぞれが顧客への期限切れの請求書を指摘します。手紙を確認し、他の収集活動がすでに進行中のものを抽出します。他の督促状を顧客に郵送または電子メールで送信します。

  4. 直接連絡を開始します。未払いの請求書がまだ残っている場合は、顧客に電話して支払い不足の理由について話し合ってください。各通話に続いて、日付、連絡先、支払い遅延の理由、支払いの約束など、通話の詳細を記録します。

  5. 支払いの取り決めを決済します(オプション)。より長い支払い期間を受け入れる必要がある場合は、行われる支払いの条件、支払われる利息、および支払いの個人的な保証を文書化します。

  6. 与信限度額の調整(オプション)。この時点で、収集スタッフは、顧客の与信限度額の引き下げまたは終了が必要な場合にクレジットスタッフに推奨するために、顧客の財政状態に関する十分な情報を持っている必要があります。クレジットスタッフは、クレジット制限を変更する責任があります–コレクションスタッフは情報を提供するだけです。

  7. 決済契約に基づく支払いの監視(オプション)。特別な支払いプランがある場合は、支払い予定日と実際に支払いが行われる日付を比較し、支払い予定日を逃していると思われる場合はすぐに顧客に連絡してください。このレベルの監視は、顧客が支払いを遅らせないようにするために必要です。

  8. 回収業者を参照してください。他のすべての社内回収技術が試みられたら、請求書を回収機関に移します。この時点で、顧客は確かにクレジットホールドリストに入れられるはずです。

  9. 顧客を訴える(オプション)。他のすべての代替案が失敗した場合は、会社の法務スタッフと会って、会社が顧客に対して法廷で判決を勝ち取るのに十分な訴訟を起こしているかどうかを判断します。また、顧客はそれに対する判断を支払うのに十分な資産を利用できる必要があります。これらの問題が有利であると思われる場合は、法務スタッフに訴訟を進めることを許可してください。

  10. 残りの残高を償却します。すべての収集手法が失敗した場合は、償却する請求書の金額をクレジットメモ承認フォームに記入します。

  11. 事後分析を実施します。会社のシステムに特定の問題があり、貸倒れが発生した場合は、その問題に最も密接に関係している人々の会議に電話して、解決策について話し合ってください。アクションアイテムの責任を割り当て、会議を文書化し、必要に応じてフォローアップ会議をスケジュールします。

概説された収集手順は、新しい収集担当者によって使用される可能性が高くなります。より経験豊富なスタッフは、特定の顧客から収集するための最良の方法に関する意見に基づいて、このリストからの活動を変えることを許可されるべきです。